Estonya'da SKAIS2 sistemi yeniden geliştirilecek

Estonya Sağlık ve Refah Bilgi Sistemleri Merkezi (TEHIK), eski SKAIS1 sistemini kapatmak ve buradaki destek ve yardımları kademeli olarak SKAIS2'ye veya uygun diğer bilgi sistemlerine taşımak için geliştirici arıyor. Geliştirme için planlanan harcama üst sınırı 28 milyon euro.

Sosyal Sigorta Kurumu'nun destek, aile yardımı, emekli maaşı ve nafaka gibi ödemeleri hesaplamak ve yapmak için kullandığı SKAIS2, on yıldan fazla bir süre önce geliştirme takviminin uzaması ve sürekli artan maliyetler nedeniyle kötü bir ün kazanmıştı. Suçlu aranırken farklı dönemlerde görev yapan bakanlar birbirlerini işaret etmiş ve milyonlarca euro kamu parası boşa harcanmıştı.

TEHIK şimdi yeni bir deneme yapıyor ve eski SKAIS1 sistemini kapatmayı, buradaki destek ve yardımları kademeli olarak SKAIS2'ye veya uygun diğer sistemlere taşımayı amaçlayan ihaleyi duyurdu.

TEHIK'in SKAIS program yöneticisi Juta Urbalu, ERR'e yaptığı açıklamada, SKAIS1'in teknik yaşam döngüsünün sonuna geldiğini ve artık günümüz gereksinimlerini karşılamadığını söyledi. Urbalu, "Bu sistemi sonsuza kadar onarmak mantıklı değil. SKAIS1 ile SKAIS2 şu anda yan yana çalışıyor ve o zamana kadar devletin iki farklı teknolojik ortamı, arayüzlerini ve süreçlerini ayakta tutması gerekiyor. Bu, hem iş yükünü hem maliyeti hem de teknik riski artırıyor" dedi.

SKAIS1 iki yıl sonra tamamen kapatılacak

TEHIK refah alanı yöneticisi Epp Laanepõld, SKAIS1'in ağırlıklı olarak memurların çalışması için kullanılan eski bir sistem olduğunu, SKAIS2'nin ise Sosyal Sigorta Kurumu'nun self-servis hizmetinin ve bugünkü birçok e-hizmetin de yürütüldüğü daha yeni bir sistem olduğunu belirtti. Laanepõld, self-servis hizmetinin, veri alışverişinin ve sistem esnekliğinin de geliştirilmeye devam edeceğini söyledi. "Şimdiye kadar geliştirmelerde dış geliştirme ortaklarının önemli rolü oldu ve uzun vadeli programın yürütülmesinde de onlara ihtiyacımız var. Mevcut sözleşmeler sona eriyor, bu nedenle yeni ihaleyi açtık" diye ekledi.

Laanepõld, yeni çerçeve sözleşmenin önümüzdeki yıllarda Sosyal Sigorta Kurumu'nun sosyal koruma bilgi sistemlerini kademeli olarak geliştirmelerine ve bakımını yapmalarına, tek tek çözümlerden daha bütüncül ve daha iyi yönetilebilir bir ekosisteme geçmelerine olanak tanıyacağını belirtti. "İhalenin maksimum olası toplam hacmi beş yıl içinde 28 milyon euroya kadar. Bu, çerçeve sözleşmenin üst sınırı, sözleşme imzalanmasıyla otomatik olarak harcanacak bir tutar değil" dedi.

Somut işler ihtiyaç ve bütçeye göre ayrı ihale sözleşmeleriyle sipariş edilecek. 600.000 euroyu aşan büyük geliştirmeler için çerçeve sözleşme ortakları arasında yeniden rekabet yapılacak.

Laanepõld, ihalenin beş bölüme ayrıldığını belirtti: yardımlar (destek ve emekli maaşı hesaplama mantığı), yeni mimarinin teknik işleri, finans, kullanıcı kanalları ve genel bileşenler ile büyük geliştirmelerin ayrı yarışmayla sipariş edildiği genel bölüm.

Program yöneticisi Urbalu'ya göre SKAIS1'de hâlâ yaklaşık 15 hizmet var ve her birinin nereye, hangi sırayla taşınacağı belirlenmiş. Bunların en büyüğü ve en karmaşığı, 320.000'den fazla alıcısı olan yaşlılık aylığı. Urbalu, "Hizmetler SKAIS1'den kademeli olarak çıkarılacak, gerekli veriler korunacak ve eski sistemin 2028'de tamamen kapatılması planlanıyor" dedi.

Urbalu, SKAIS2'nin teknik platformunun da yenilenmesi gerektiğini belirtti. Sistemde hâlihazırda Oracle veritabanı platformu kullanılıyor ancak kademeli olarak açık kaynaklı PostgreSQL'e geçilecek. Amaç, lisans maliyetini ve teknolojik bağımlılığı azaltmak, sistem yönetimini basitleştirmek ve gelecekte bulut teknolojilerinin kullanımı için daha iyi koşullar yaratmak. Geçiş tek bir büyük değişiklikle değil, modüller halinde yapılacak.

Urbalu'ya göre finansal muhasebe ve hizmetlerin iç mantığı da basitleştirilmeli. "Yıllar içinde sisteme çok fazla istisna ve karmaşıklık birikti; bu daha fazla manuel işlem anlamına geliyor ve kanun değişikliklerinin uygulanmasını da zorlaştırıyor" dedi. Urbalu, güncellemenin amacının eski sistemin karmaşıklığını bire bir yeni sisteme taşımak olmadığını, hizmetlerin taşınmasından önce mantıklarının gözden geçirileceğini, mümkün olan yerlerde basitleştirileceğini ve daha fazla işlemin otomatikleştirileceğini sözlerine ekledi.

Urbalu, bu güncellemelerin vatandaş için öncelikle daha güvenilir ve sorunsuz bir hizmet anlamına geldiğini belirtti. Emekli maaşı veya desteğin zamanında doğru banka hesabına ulaşması ve bilgi sistemi güncellemesinin insanlar için mümkün olduğunca fark edilmeden gerçekleşmesi gerekiyor. Sosyal Sigorta Kurumu çalışanı için bu, daha az manuel işlem ve daha iyi bir genel bakış; devlet için ise gelecekte değiştirilmesi ve geliştirilmesi daha kolay bir sistem anlamına geliyor.

Eski hatalardan kaçınmak için yeni bir yönetim modeli

SKAIS2 geliştirmesiyle ilgili geçmişteki sorunlar, bu kez eski hatalardan nasıl kaçınılacağı sorusunu gündeme getiriyor. Urbalu'ya göre en önemli değişiklik yönetim ve sorumlulukta. Daha önceki SKAIS2 geliştirmesinin sorunlarından birinin tarafların rolleri ve sorumluluklarının yeterince net tanımlanmaması olduğunu ve bunu Devlet Denetim Ofisi'nin de ortaya koyduğunu belirtti. Urbalu, "Şimdi net bir model var: Sosyal İşler Bakanlığı programın stratejik yönünden, Sosyal Sigorta Kurumu hizmetler ve iş ihtiyaçlarından, TEHIK ise teknik çözüm ve geliştirmeden sorumlu" dedi.

Urbalu, program yöneticisinin her üç tarafın da yetkisine sahip olduğunu ve her iş kolunda isimli bir sorumlunun bulunduğunu ekledi. Yönetim grubunun kararları, son tarihleri ve sorumluları kayıt altına alınıyor ki kararlar kurumlar arasında dağılmasın ve programın yönü birkaç yıl boyunca da net kalsın.

İkinci değişiklik, doğrudan geliştirmeye başlamamak oldu. Urbalu, "Önce mevcut sistemi, istenen gelecekteki çözümü ve bu ikisi arasında geçiş için yapılması gereken teknik işleri haritaladık. Bu bize hangi ön koşulların oluşturulması gerektiğine dair bir sıra veriyor" dedi. Yeni geliştirme ihtiyaçlarının da program hedeflerini destekleyip yeni mimariyle uyumlu olup olmadığına göre değerlendirileceğini belirtti.

Üçüncü değişiklik ise geliştirme yöntemi. Urbalu, "Programın sonunda tamamlanacak tek bir büyük sistem inşa etmiyoruz. Hizmetler ve teknik bileşenler aşamalı olarak taşınacak. Bir sonraki adımı atmadan önce yeni çözümün çalışıp çalışmadığı ve ilk planın düzeltilmesi gerekip gerekmediği kontrol edilebilecek" dedi.

Bütçe de aşamalı olarak yönetilecek. Urbalu'ya göre 28 milyon euro, beş yıllık çerçeve sözleşmenin maksimum olası hacmi ancak kesin olarak kararlaştırılmış bir maliyet değil. "İşler somut ihtiyaçlar ve sonuçlara göre sipariş ediliyor ve büyük geliştirmelerde ortaklar aralarında yeniden rekabete giriyor. Bu, hem iş hacmini hem öncelikleri hem de maliyetleri program boyunca yönetmeyi mümkün kılıyor" dedi.

Urbalu, işin büyük olduğunu ve zaman alacağını kabul etti. Bunun Estonya'nın kritik ödeme sistemlerinden biri olduğunu ve bu nedenle amacın değişiklikleri mümkün olduğunca hızlı değil, kontrollü yapmak olduğunu belirtti. "En önemli ölçüt, sistem güncellenirken Sosyal Sigorta Kurumu hizmetlerinin çalışmaya devam etmesi ve insanların emekli maaşları ile desteklerinin zamanında ulaşması" dedi.

Güncellemeler için gereken para devlet bütçesine planlandı. Epp Laanepõld'a göre TEHIK, Sosyal Sigorta Kurumu'nun bilgi sistemlerinin yenilenmesi ihtiyacını geçen yılın baharında devlet bütçesi planlaması sırasında ortaya koydu. Amaç, sistemleri daha modern bir teknik temele taşımak, kriz ve çalışma güvenilirliğini artırmak, manuel işlemleri ve bunlarla gelen hata riskini azaltmak. Laanepõld, "Güncellemeler için ek finansman aldık ve eski hizmetlerin kademeli olarak yeni çözümlere taşınabilmesi için yaklaşık bir yıldır hazırlık yapıyoruz" dedi.