Memurların izin verilerinin yayımlanması özel hayata müdahale sayılır

Estonya'da yürürlükteki yasa, devlet kurumlarının memurların izin dönemlerini ve geçici vekillerini kurumsal web sitelerinde yayımlamasına izin vermiyor. Adalet Bakanlığı, izin verilerinin kişisel bilgi niteliği taşıdığını ve kamuya açıklanmasının özel hayata müdahale anlamına geldiğini belirtti.

Maliye Bakanlığı, Bilgi Edinme Yasası kapsamında kurumların izin bilgilerini vekil memurun adıyla birlikte yayımlayıp yayımlayamayacağını Adalet Bakanlığı'na sormuştu. Maliye Bakanlığı'na göre amaç, halkı kurumların çalışma düzeni hakkında bilgilendirmek ve devlet ile yerel makamlarla iletişimi düşük bürokrasiyle verimli kılmaktı. Ancak bu değişikliğin veri koruma ilkelerine ve memurların mahremiyetine saygı göstermesi gerektiği de dile getirildi.

Adalet Bakanlığı ve Dijital İşler Bakanlığı, mevcut Bilgi Edinme Yasası'nın izin dönemlerinin internetten yayımlanması için net bir yasal dayanak sunmadığı sonucuna vardı. İzin durumu kişisel veri olarak değerlendiriliyor ve bir devlet kurumunun web sitesinde aktif olarak açıklanması özel hayata müdahale oluşturuyor. Bu tür bir işlem için kanun koyucunun hem amacı hem de kapsamı tanımlaması gerekiyor.

Daha az mahremiyet ihlaliyle çözüm mümkün

Bakanlık, kurumların asıl memurun müsait olmadığı durumlarda iletişim kurulacak kişinin bilgisini yayımlayabileceğine dikkat çekti. Bu durumda odak noktası hizmetin sürekliliğini sağlamak; memurun özel hayatına ilişkin ayrıntıları ifşa etmek değil. Pek çok kurum, izin süresi veya gerekçesini belirtmeden vekil iletişim bilgilerini zaten yayımlıyor.

Kurumların izin dönemlerini, sürelerini ve vekillerini sistematik biçimde yayımlaması için yasaya açık bir yasal dayanak eklenmesi gerekecek. Bu dayanak, açıklamanın amacını ve zaman dilimini net şekilde tanımlamalı. Bakanlık, halkla etkili iletişimin genellikle daha az müdahaleci yöntemlerle sağlanabileceğini vurguladı; örneğin yalnızca vekil iletişim bilgilerinin veya birimlerin genel irtibat bilgilerinin izin tarihleri belirtilmeden yayımlanması gibi.

Otomatik e-posta yanıtı alternatifi

Bir başka seçenek de memurların izin sırasında vekil belirlemesi ve bu bilgiyi otomatik e-posta yanıtlarına eklemesi. Böylece kurumla iletişime geçen kişi kime başvuracağını bilir ancak memurun izin dönemi herkese açık şekilde görünmez.

Adalet Bakanlığı, izin dönemlerinin yayımlanmasının yasalaştırılabileceğini ancak aynı amaca daha az mahremiyet ihlaliyle yani kurumlarla iletişimin iyileştirilmesiyle ulaşılabileceğini belirtti. Bu nedenle Bilgi Edinme Yasası'nda değişiklik yapılmasına gerek görülmedi. Uygulamada Estonyalı kamu görevlilerinin izin ve vekil bilgileri, kamu hizmeti portalı RTIP'teki genel belge kayıt sisteminde bulunabiliyor.